Privacy & Cookie policy

Ceci est la déclaration de confidentialité de Kwint Advocaten BV (et de tout avocat lié à Kwint Advocaten BV), dont le siège social est établi à 9000 Gand, Brandweerstraat 19B/2, sous le numéro d’entreprise 0628.785.870.

Par la présente déclaration de confidentialité, nous souhaitons vous informer de la manière dont notre cabinet collecte et traite vos données à caractère personnel. Cette déclaration de confidentialité s’applique à toutes les relations entre notre cabinet d’une part et nos clients, fournisseurs, partenaires, prospects, parties adverses et visiteurs de notre site web d’autre part.

En communiquant vos données personnelles par téléphone ou par e-mail, ou en nous transmettant votre question ou votre dossier, vous reconnaissez avoir pris connaissance de cette politique et vous acceptez expressément son contenu.

Portée de la présente déclaration

Nous mettons tout en œuvre pour protéger au mieux votre vie privée.

Nous agissons conformément au Règlement du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (RGPD) ainsi qu’à notre propre politique de confidentialité. En outre, nous sommes tenus au respect de nos obligations déontologiques, y compris le secret professionnel.

Les données à caractère personnel des personnes physiques bénéficient d’une protection particulière. Il s’agit de toute information permettant d’identifier, directement ou indirectement, une personne physique. Ci-dessous, nous vous informons sur la manière dont Kwint Advocaten collecte, utilise et conserve ces données, ainsi que sur vos droits.

Pour plus d’informations générales sur la législation belge en matière de vie privée, nous vous renvoyons au site de l’Autorité de protection des données (https://www.autoriteprotectiondonnees.be).

Responsable du traitement

Kwint Advocaten BV est responsable du traitement de vos données à caractère personnel.

Finalités du traitement

En tant que cabinet d’avocats, Kwint Advocaten BV traite et conserve les données personnelles de ses clients aux fins suivantes :
(a) identification des clients,
(b) communication avec eux,
(c) vérification de conflits d’intérêts,
(d) prestation d’assistance juridique,
(e) facturation,
(f) activités de marketing direct.

Les personnes de contact de nos fournisseurs sont également enregistrées dans le but de pouvoir les joindre et de gérer notre administration.

En outre, nous traitons les données des parties adverses afin d’assurer la défense des intérêts de nos clients.

Nous respectons le principe de minimisation des données et ne collectons que les données strictement nécessaires. Nous ne recourons pas à un traitement automatisé et nous ne traitons pas de données sensibles.

Kwint Advocaten peut collecter les données suivantes :

• Données d’identification : nom, prénom, numéro de registre national
• Coordonnées : adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail
• Numéro de compte bancaire
• Données familiales
• Données professionnelles
• Données relatives à un passé judiciaire
• CV et lettres de motivation
• Données publiques

Nous traitons également les données librement accessibles au public, telles que celles publiées dans le Moniteur belge, les informations que vous avez vous-même rendues publiques (site web, blog, profil public sur les réseaux sociaux), ou celles accessibles via des bases de données publiques (Banque-Carrefour, Geopunt, Omgevingsloket Vlaanderen, CadGis, Google Streetview…), ou encore celles parues dans la presse.

Bases juridiques

Kwint Advocaten traite les données personnelles :
(a) après avoir obtenu le consentement de la personne concernée,
(b) dans le cadre de l’exécution d’un contrat,
(c) pour se conformer à des obligations légales ou réglementaires,
(d) pour des motifs d’intérêt légitime.

Lorsqu’un traitement est fondé sur un intérêt légitime, nous veillons à maintenir un équilibre entre cet intérêt et le respect de votre vie privée.

Protection de vos données personnelles

Kwint Advocaten utilise Office 365 et le logiciel Teamleader pour l’encodage des données, la gestion des dossiers et la facturation. Les données sont conservées sur le serveur de Kwint Advocaten, protégé selon les normes de sécurité en vigueur.

Des mesures techniques et organisationnelles sont prises pour éviter tout accès, traitement, modification ou destruction non autorisé(e), tant physique qu’électronique.

Nos bureaux sont uniquement accessibles à nos avocats et collaborateurs internes. Les tiers doivent s’annoncer à l’accueil ou via l’interphone et se présenter avant de pouvoir accéder à la salle de réunion. Sauf exception (personnel d’entretien), ils n’ont pas accès aux bureaux ni aux archives.

Les documents papier contenant des données personnelles ou confidentielles qui ne doivent pas être conservés sont déposés dans un conteneur sécurisé, destiné à être détruit à des moments fixes par une société spécialisée.

Des directives internes existent concernant la conservation et le transport des dossiers physiques.

Accès à vos données

Vos données sont utilisées en premier lieu par Kwint Advocaten dans le cadre du traitement de votre dossier. Seules les personnes habilitées y ont accès.

Les avocats sont soumis au secret professionnel. Les membres du personnel administratif et le personnel d’entretien sont également tenus à une stricte discrétion professionnelle.

Il peut être nécessaire de partager certaines données avec des tiers dans le cadre de l’exécution de nos prestations : autres avocats, conseils externes, compagnies d’assurance, autorités publiques, traducteurs, prestataires IT externes.
Par ailleurs, nous pouvons être légalement tenus de transmettre certaines données dans le cadre de nos obligations légales ou déontologiques, ou pour défendre nos intérêts légitimes. Ces tiers n’ont accès aux données que dans la mesure nécessaire à leurs prestations. Nous veillons à ce qu’ils respectent nos standards de confidentialité et la législation applicable.

Kwint Advocaten ne transfère pas de données en dehors de l’Espace économique européen (EEE).

Enfin, nous ne transmettons jamais vos données à des tiers à des fins commerciales ou promotionnelles.

Durée de conservation et archivage

Dès que notre mission prend fin (par exemple après un jugement définitif ou après la remise de l’avis demandé), le dossier est clôturé.

Les données des dossiers archivés peuvent encore être consultées en cas de contrôle par une autorité compétente (ex. administration fiscale).
Après la clôture, les données sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour répondre à nos obligations légales et déontologiques.
Le client peut demander à conserver son dossier physique. Cette demande doit être introduite dans l’année suivant la dernière facture à l’adresse info@kwint.be.

Vos droits

Vous avez à tout moment le droit d’accéder gratuitement à vos données personnelles. Vous pouvez demander leur correction, leur suppression, ou en limiter le traitement. Vous pouvez également vous opposer à leur traitement ou en demander la portabilité.

Pour exercer ces droits, envoyez un e-mail à info@kwint.be, accompagné d’une copie de votre carte d’identité pour vérification.

Kwint Advocaten peut refuser certaines demandes dans les cas où cela est nécessaire pour respecter ses obligations légales, exécuter un contrat, établir ou exercer un droit en justice, ou pour des raisons d’intérêt public.

Site web, cookies, newsletter et réseaux sociaux

Conformément à l’article 129, §1er de la loi du 13 juin 2005 relative aux communications électroniques, nous vous informons de l’usage de cookies.
Les cookies sont de petits fichiers texte stockés sur votre appareil. Kwint Advocaten utilise :

• Des cookies fonctionnels : pour assurer le bon fonctionnement du site ;
• Des cookies analytiques : pour établir des statistiques de fréquentation et mémoriser l’acceptation des cookies.

Nous ne faisons aucun usage abusif des cookies.

Si vous constatez la présence d’autres cookies, vous pouvez nous contacter via info@kwint.be afin qu’ils soient retirés.

Exemples :

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Fonction

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Utilisé par Google Analytics pour identifier les visiteurs

24 mois

_gid (Google)

Génère des statistiques d’utilisation

24 heures

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Limite le nombre de requêtes envoyées à Google

1 minute

Cookie-agreed (Drupal)

Enregistre l’acceptation des cookies

100 jours

Si notre site contient des liens vers des sites tiers, nous vous invitons à consulter leur politique de confidentialité.

Kwint Advocaten peut envoyer une carte de vœux ou une invitation à un événement aux clients actifs.

Courriels

Les e-mails et pièces jointes sont exclusivement destinés au(x) destinataire(s) et peuvent contenir des informations confidentielles.
Tout usage par une autre personne est interdit. Si vous recevez un message par erreur, veuillez en informer l’expéditeur et supprimer le message.

Tous les messages sont scannés contre les virus connus. Cependant, Kwint Advocaten ne garantit pas la bonne transmission des e-mails ni l’absence de virus ou de corruption.

Mise à jour de la déclaration de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier cette déclaration de confidentialité. Nous vous recommandons donc de la consulter régulièrement pour rester informé des éventuelles mises à jour.

Questions ou plaintes ?

Pour toute question ou observation concernant cette politique de confidentialité, ou si vous pensez que vos données ne sont pas suffisamment protégées, contactez-nous à l’adresse info@kwint.be.

Si vous êtes en désaccord avec notre politique de confidentialité, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles).

(Dernière mise à jour : 1/4/2025)