Dit is de privacyverklaring van Kwint Advocaten BV (en elke advocaat verbonden aan Kwint Advocaten BV), met maatschappelijke zetel te 9000 Gent, Oktrooiplein 1 bus 601, KBO nr. 0628.785.870.

Via deze privacyverklaring willen wij u informeren over de wijze waarop ons kantoor uw persoonsgegevens verzamelt en verwerkt. Onze privacyverklaring is van toepassing op alle relaties tussen ons kantoor enerzijds en onze klanten, leveranciers, partners, prospecten, tegenpartijen, websitebezoekers anderzijds. 

Door uw persoonsgegevens te delen per telefoon of e-mail of door het overmaken van uw vraag of dossier, verklaart u kennis te hebben genomen van deze policy en gaat u uitdrukkelijk akkoord met de inhoud ervan.


Draagwijdte van deze verklaring


Wij stellen alles in het werk om uw privacy optimaal te beschermen.

Wij handelen in overeenstemming met de Verordening van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG en met onze eigen privacyverklaring. Bovendien zijn wij gehouden aan deontologische plichten, waaronder het beroepsgeheim.

De persoonsgegevens van natuurlijke personen genieten een bijzondere bescherming. Persoonsgegevens zijn gegevens die toelaten om een natuurlijke persoon rechtstreeks of onrechtstreeks te identificeren. Hieronder informeren wij u over hoe Kwint Advocaten persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en bewaart en wat uw rechten zijn.

Voor meer informatie over de privacywetgeving in België in het algemeen verwijzen wij naar de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).


Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens


Kwint Advocaten BV is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.


Doeleinden


Als advocatenkantoor verwerkt en bewaart Kwint Advocaten BV persoonsgegevens van cliënten met als doel (a) deze cliënten te identificeren, (b) hen te contacteren (c) een conflict check uit te voeren, (d) juridische bijstand te verlenen, (e) te factureren, (f) voor direct marketingactiviteiten.

Daarnaast worden contactpersonen van leveranciers geregistreerd met als doel deze personen te kunnen bereiken en om onze leveranciersadministratie te kunnen voeren.

Tenslotte worden gegevens van andere partijen in het geding geregistreerd met het oog op de verdediging van onze cliënt.

Wij houden ons aan het principe van de minimale gegevensverwerking en registreren enkel de strikt noodzakelijke gegevens. Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde gegevensverwerking. Kwint Advocaten verwerkt geen gevoelige gegevens.

Kwint Advocaten kan o.a. volgende persoonsgegevens verzamelen:

• Identificatiegegevens: naam, voornaam, rijksregisternummer
• Contactgegevens: adres, telefoonnummer, mailadres
• Rekeningnummer
• Familiale gegevens
• Gegevens over uw professionele activiteiten
• Gegevens over uw gerechtelijk verleden
• Cv’s en motivatiebrieven

Publieke gegevens


Kwint Advocaten verwerkt ook gegevens die publiek consulteerbaar zijn, zoals gegevens die onderworpen zijn aan een publicatieplicht (bv. in het Belgisch Staatsblad) of gegevens die de betrokkene zelf publiek heeft gemaakt (bv. website, blog, publiek profiel social media), of gegevens die algemeen bekend zijn (bv. website Kruispuntbank, Geopunt, Omgevingsloket Vlaanderen, Ruimtelijke Ordening, CadGis, Google Streetview,…) of omdat ze in de pers verschenen zijn.



Rechtsgronden


Kwint Advocaten verwerkt persoonsgegevens (a) nadat de toestemming van de betrokkene werd verkregen of (b) in het kader van de uitvoering van een contract of (c) om aan wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan Kwint Advocaten is onderworpen te kunnen voldoen of (d) om redenen die het gerechtvaardigde belang betreffen. Wanneer Kwint Advocaten een verwerking uitvoert op grond van het gerechtvaardigde belang wordt daarbij gestreefd naar een evenwicht tussen dit gerechtvaardigde belang en het respecteren van de persoonlijke levenssfeer.


Bescherming van uw persoonsgegevens


Kwint Advocaten maakt gebruik van de Resilio software en van het Teamleader softwarepakket voor de input van gegevens, dossierbeheer en facturatie. Gegevens worden opgeslagen op de interne Kwint Advocaten-server, die volgens de gebruikelijke beveiligingsstandaard beschermd is.

Kwint Advocaten neemt passende maatregelen om te vermijden dat onbevoegden op elektronische of fysieke wijze toegang verkrijgen tot de gegevens, deze verwerken, aanpassen of vernietigen.

De kantoorgebouwen van Kwint Advocaten zijn enkel vrij toegankelijk voor onze advocaten en bedienden. Derden hebben geen directe toegang tot de gebouwen en dienen zich eerst te identificeren via de parlofoon. Nadat zij toegang hebben gekregen tot het gebouw, melden zij zich aan bij het onthaal alvorens zich naar de vergaderzaal te begeven. Met uitzondering van poetspersoneel hebben derden geen toegang tot de burelen en de archieven.

Papieren documenten die vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens bevatten en die om een of andere reden (dubbel, klad,…) niet in het fysieke dossier bewaard moeten worden, worden in een daartoe bestemde confidentiële papiercontainer gedeponeerd om vervolgens op een vast tijdstip vernietigd te worden door een gespecialiseerde firma.

Er gelden binnen het kantoor richtlijnen voor wat betreft de bewaring en het meenemen van fysieke dossiers.



Toegang tot uw gegevens


Uw gegevens worden in eerste instantie gebruikt door Kwint Advocaten om uw dossier te kunnen behartigen. De toegang tot uw persoonsgegevens is enkel toegestaan aan de personen die uw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken.

Advocaten zijn deontologisch gehouden aan het beroepsgeheim. Elke administratief bediende, alsook poetspersoneel is gehouden een strikte beroepsdiscretie na te leven.

Soms is het echter nodig dat wij persoonsgegevens moeten delen met personen buiten ons kantoor om onze overeenkomst met u uit te voeren. Zo kunnen uw persoonsgegevens bijvoorbeeld gedeeld worden met andere advocaten, adviseurs, verzekeringsmaatschappijen, wethandhavingsinstanties, vertalers, externe systeembeheerder. Daarnaast moeten wij soms persoonsgegevens verstrekken aan derden bij de uitvoering van onze deontologische of wettelijke verplichtingen, of om onze rechtmatige belangen te beschermen. Deze derden hebben enkel toegang tot uw persoonsgegevens in de mate dat dit nodig is voor hun dienstverlening.  Wij doen al het nodige opdat deze derden te allen tijde onze privacynormen, evenals de wetten en reglementen inzake gegevensbescherming eerbiedigen.

Kwint Advocaten draagt geen persoonsgegevens over buiten de EER.

Tot slot stellen wij uw persoonsgegevens niet ter beschikking aan derden voor commerciële en/of promotionele doeleinden.


Retentie- en archiveringsperiode


Van zodra het mandaat een einde neemt, bv. na uitspraak eindarrest of nadat het gevraagde advies werd afgerond, zal het dossier worden afgesloten.

Persoonsgegevens in gearchiveerde dossiers zijn nog toegankelijk om een bewijs in rechte te leveren n.a.v. een controle door een bevoegde autoriteit (bv. de fiscale administratie). Na afsluit zullen de persoonsgegevens worden bewaard gedurende de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke en beroepsverplichtingen te voldoen. De cliënt heeft het recht om na afsluit het fysieke dossier zelf in bewaring te nemen. De cliënt kan hiervoor binnen het jaar na ontvangst van de laatste factuur een verzoek richten aan info@kwint.be


Uw rechten


U hebt te allen tijde recht op (een kosteloze) inzage van uw persoonsgegevens. U kunt uw persoonsgegevens (laten) verbeteren indien deze onjuist of onvolledig zijn. U kunt uw persoonsgegevens laten verwijderen en de verwerking ervan laten beperken of bezwaar maken tegen de verwerking. U hebt het recht om een kopie van uw persoonsgegevens te bekomen en de persoonsgegevens te laten doorsturen naar een andere vennootschap.

Teneinde bovenvermelde rechten uit te oefenen, wordt gevraagd om hiervoor een e-mail te sturen naar info@kwint.be. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u werd verstuurd, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen.

Kwint Advocaten zal bij uitzondering niet ingaan op uw verzoek omwille van onze wettelijke verplichtingen, de uitvoering van onze overeenkomst, de uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of redenen van algemeen belang.


Website, cookies, nieuwsbrief en social media


Zoals vereist door artikel 129, 1° van de Wet elektronische communicatie van 13 juni 2005 wil Kwint Advocaten de bezoekers van haar website informeren over het gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die worden opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. Kwint Advocaten maakt gebruik van functionele cookies die ervoor zorgen dat de website goed werkt. Ook maakt Kwint Advocaten gebruik van analytische cookies voor de bezoekersstatistieken en voor het bijhouden van het feit dat de cookies werden aanvaard. Kwint Advocaten zal in geen geval de cookies-informatie misbruiken.

Mocht u vaststellen dat Kwint Advocaten andere cookies op haar website gebruikt, kan u Kwint Advocaten contacteren via info@kwint.be opdat deze van haar website zouden worden verwijderd.

Functionele cookies

Analytische cookies

Aanvaarden cookies

Indien Kwint Advocaten links vermeldt naar sites van derden raadt Kwint Advocaten aan om hun beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens na te gaan.

Kwint Advocaten kan zijn actieve cliënten een nieuwjaarskaart of een uitnodiging voor een Kwint Advocaten event toesturen.


Mailverkeer


Onze e-mailberichten met bijhorende bijlagen zijn uitsluitend bestemd voor de geadresseerde(n) en kunnen vertrouwelijke of persoonlijke informatie bevatten. Gebruik van deze informatie door anderen dan de geadresseerde is verboden. Indien een bericht ten onrechte bij een verkeerde ontvanger terechtkomt, wordt die verzocht dit te melden aan de afzender en het bericht te vernietigen.

Berichten en bijlagen worden grondig gescand op alle bekende virussen. Kwint Advocaten staat echter niet in voor de juiste overbrenging van een verzonden e-mail en kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade die voortvloeit uit een mogelijk besmette of beschadigde mail.


Update privacyverklaring


Wij houden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in onze privacyverklaring. Daarom raden wij u aan om regelmatig onze privacyverklaring te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van deze wijzigingen.



Vragen of klachten?


Als u vragen of opmerkingen heeft omtrent ons privacybeleid of als u de indruk hebt dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of indien er aanwijzingen zijn van misbruik, mail dan naar info@kwint.be.

Bent u het niet eens met ons privacybeleid? Dan beschikt u over het recht om een klacht in te dienen bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel).

(laatste update: 18/02/2021)